Zero-Mazeシゴデキチャレンジ部下への指示力を1分で無料診断

なぜ「その指示、どういう意味ですか？」と聞き返されるのか

指示が伝わらない原因は、伝え方の技術よりも、書く前の段階にあることがほとんどです。頭の中では、なぜそれが必要で、どこまでやってほしいかが分かっている。ただ、それがまだ言葉になっていません。

口頭であれば、相手の表情を見ながら足りないところを補えます。文章はそれができません。同じ内容でも、書いた瞬間に伝わらなくなるのはそのためです。

そもそも、指示の出し方を誰かから教わった人はほとんどいません。管理職になるときに研修があるわけでもなく、多くは自分の上司のやり方を見て覚えます。うまく伝わらないのは、能力の問題ではなく、単に習っていないだけです。

伝わらない指示は、出した側の時間も奪う

指示を受け取った担当者は、まず考えます。何を作ればいいのか、どこまでやれば終わりなのか、いつまでなのか。分からなければ聞きに来ますが、聞きに来てもらえるのはまだ良いほうです。聞きづらい相手だと、推測のまま進みます。

そして出てきたものが想定と違えば、やり直しになります。このとき失われるのは担当者の時間だけではありません。確認に応じる時間、作り直しを頼み直す時間、次からは細かく見ておこうと構える時間。出した側からも、同じだけ時間が奪われます。

仮に1本あたり30分だとして、週に5本出していれば2時間半になります。書くときの数分を惜しんだ結果としては、割に合いません。

この診断が見ている6つの観点

入力していただいた指示文を、次の6つの観点で確認します。どれも、担当者が手を止めずに動き出すために必要なものです。

何を（作業概要）

　対象と、やってほしい作業がはっきりしているか。

なぜ（背景）

　その作業が必要になった理由が書かれているか。

いつ（期限）

　日付として特定できるか。「なるはや」は特定できません。

どこまで（完了条件）

　何が揃えば終わりなのかが分かるか。

どれくらい（見込み工数）

　想定している量や時間が伝わるか。

注意点（制約）

　外してはいけない条件が書かれているか。

6つすべてを毎回書く必要はありません。自分で判断して動ける方が相手なら、目的さえ伝われば十分なこともあります。大事なのは、足りていないことに自分で気づけるかどうかです。

よくある3つのつまずき方

ひとつめは、「よろしく」で終わってしまうこと。作業の名前は書いてあるのに、どこまでやれば終わりなのかが書かれていません。担当者は、完成の形を想像するところから始めることになります。

ふたつめは、期限が「なるはや」「今週中に」で止まっていること。受け取る側は自分の仕事の優先順位を決められず、結局あと回しになります。日付をひとつ書くだけで変わります。

みっつめは、背景を省くこと。なぜ必要なのかが分かると、担当者は自分で判断できるようになります。書かれていない状況に出会ったときに、自分で考えて動けるかどうかは、ここで決まります。

1分でできます。登録もいりません

上の入力欄に、実際に出しそうな指示を書いてみてください。AIが6つの観点で採点し、点数とランク、足りていない観点をその場でお返しします。かかる時間は1〜2分、ログインも登録も必要ありません。

その場で書き足して、もう一度見てもらうこともできます。何が足りなかったのかが分かれば、次からは書く前に気づけるようになります。